Devoir établir une attestation de remise de clé est chose aisée, c’est une simple formalité bien plus qu’une véritable procédure. Nous vous proposons ici un article sur le sujet afin que vous ayez accès à tout ce qu’il y a à savoir pour réaliser votre remise de clé en toute conformité et simplicité.
Nous allons nous concentrer sur les deux types d’attestation de remise des clefs les plus communes : le récépissé des clefs et la quittance dans le cas où un locataire quitte son logement, et restitution des clefs de l’entreprise. Vous trouverez pour chaque catégorie un modèle de lettre que vous pourrez copier, remplir avec vos informations et adapter à vos besoins.
Le récépissé de restitution des clés d’un logement
Vous êtes propriétaire d’un logement en location, votre locataire a décidé de quitter l’habitation et vous vous demandez quelle procédure est mise en place pour la restitution ? Nous allons faire le point sur ce sujet.
A la fin du bail, lorsque le locataire vous remet physiquement les clés au moment de l’état des lieux de sortie du logement, et qu’il a réglé toutes les sommes dues des loyers et des charges, nous vous conseillons de lui adresser un récépissé des clefs et une quittance. Cette précaution est une preuve juridique et existe pour vous protéger en cas de contestation ultérieure.
Vous pouvez au choix remettre ce document en main propre à votre ex-locataire, ou de lui adresser par courrier, au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception comme preuve d’envoi.
Modèle récépissé de restitution des clés d’un logement avec quittance
[votre nom]
[votre adresse]
[votre téléphone]
[votre e-mail]
Madame/Monsieur [prénom et nom du locataire]
[adresse du locataire]
[ville], le [date]
Objet : récépissé des clefs et solde de tout compte
Madame/Monsieur,
Par la présente, je vous adresse le récépissé des clefs et la quittance concernant le logement situé au [adresse].
J’atteste que les clefs du logement susmentionné m’ont été restituées par [Monsieur/Madame nom], le [date].
Le dépôt de garantie vous sera restitué dans un délai de deux mois à compter de cette date conformément aux dispositions de l’article 22 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. La restitution se fera sous réserve des sommes à déduire au titre des obligations locatives non respectées.
En outre, je déclare avoir reçu de [Monsieur/Madame nom] la somme de [somme en euros] au titre du loyer et la somme de [somme en euros] en paiement des charges pour la période débutant au [date de début du bail] et finissant le [date de fin du bail].
Vous souhaitant bonne réception de la présente, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
A savoir sur la restitution des clés d’un logement
- Il faut savoir que le retour des clefs enclenche automatique le délai de restitution du dépôt de garantie, qui est d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, et deux mois s’il ne l’est pas.
- Si le locataire n’a pas rendu les clefs, alors il ne peut pas obtenir son dépôt de garantie et n’aura aucun recours juridique pour l’obtenir de votre part tant qu’il ne vous a pas restitué les clés de l’habitation, peu importe la durée du bail.
Restitution des clés de l’entreprise
Lorsque l’on travaille en entreprise, peu importe la taille de la structure, le secteur d’activité ou l’intitulé de son poste, il arrive souvent que la société nous prête du matériel qui diffère selon vos besoins. Généralement, on y trouve un ou plusieurs jeux de clefs qui vous permettent d’accéder à votre lieu de travail ou à des endroits, des pièces, des entrepôts ou même tout simplement des placards en particulier. Ces accès peuvent prendre la forme de simples clés, de télécommandes d’accès, de pass ou tout autre moyen d’accéder à vos lieux d’action.
Et lorsqu’un salarié quitte la société en question, il est attendu et obligatoire qu’il restitue le matériel. En principe, il a déjà rempli et signé un document lors de la remise des clés. Vous trouverez ci-dessous le document si d’avenir vous avez besoin de prêter du matériel à votre ou vos salariés, à remplir et à adapter selon votre besoin :
Modèle de remise des clés en entreprise
Je, soussigné [nom de l’employé], demeurant au [adresse], reconnaît avoir reçu :
[nombre] jeux de [nombre] clefs,
[nombre] télécommande de portail,
[nombre] divers matériel,
Etc…
De la part de [nom du responsable ou de la société].
Notez que ce matériel demeure la propriété de la société: il est convenu que [nom de l’employé] pourra l’utiliser dans son travail et non à des fins personnelles ou tout autre type d’utilisation. [nom de l’employé] s’engage à restituer l’intégralité des clefs et du matériel lors de la rupture de ses relations contractuelles avec [nom de la société].
En cas de perte ou de détérioration du matériel, [nom de l’employé] pourra être tenu de rembourser à [nom de la société] la valeur de ce matériel.
Date : [date]
Signature de l’employé :
Signature et tampon de la société:
Une fois que le départ du salarié est amorcé et qu’il est temps qu’il rendent le matériel à l’entreprise, il est hautement conseillé de lui faire remplir et signer un autre document attestant cette fois-ci que vous avez bien récupéré le matériel. Le document ressemble assez fortement à l’attestation de remise.
Modèle de retour des clés en entreprise
Je, soussigné [nom de l’employé], demeurant au [adresse], reconnaît avoir reçu :
[nombre] jeux de [nombre] clefs,
[nombre] télécommande de portail,
[nombre] divers matériel,
Etc…
De la part de [nom du responsable ou de la société].
Par le présent document, la société [nom de la société] atteste avoir récupéré l’intégralité des clés et du matériel mise à la disposition de [nom de l’employé] lors de sa période d’emploi au sein de la société, et s’engage à ne plus réclamer d’objet ou de clés à ce dernier.
Date : [date]
Signature de l’employé :
Signature et tampon de la société :
Précautions à prendre pour vos documents de remise de clés
Le matériel de votre société est très important, notamment les items qui donnent accès à vos locaux, vos produits ou toute zone d’action ou conteneur fermé de votre société. Vous n’aurez probablement aucune peine à imaginer les risques que pourrait encourir votre société avec une mauvaise gestion de la remise et du retour.
- Conservez précieusement un tableau ou tout document permettant de savoir quelles clés sont détenues par quels salariés et vice versa. En cas d’urgence, vous pourrez contacter le bon salarié, et en cas de vol ou d’incident, vous aurez une vision plus claire sur les personnes qui disposaient des accès.
- Soyez précis dans votre description du matériel prêté et restitué sur vos attestations : dépendant du type de matériel, il serait peut-être judicieux d’indiquer le type, la marque, le numéro de série ou son état général.
- Organisez vous bien et conservez vos attestations en lieu sûr pour éviter toute perte, ou bien tout simplement pour pouvoir les retrouver rapidement en cas de besoin.
En cas de litige avec le salarié
Si vous êtes en litige avec votre employé et que ce dernier ne souhaite pas rentre la totalité ou une partie du matériel qui lui ont été confiées pendant la durée de son activité dans la société, il vous faut agir. Dans le cas où vous n’aviez pas fait signer d’attestation de remise de matériel, référez vous au contrat de travail où il est généralement indiqué une clause relative au prêt de tout matériel.
Si malgré vos relances à l’amiable et vos courriers avec accusé de réception l’employé refuse toujours de vous restituer les clés, il est possible pour vous de saisir le tribunal des Prud’hommes pour non-respect des clauses contractuelles, avec demande de dommages et intérêts.